Si tratta del cosiddetto divieto di ritenzione del professionista intellettuale. In altri termini: quali sono i documenti che il commercialista è tenuto a restituire al cliente? Come funziona questo obbligo?
Ecco nel dettaglio di cosa si tratta.
Il commercialista può trattenere i documenti?
Il quesito è legittimo. D’altronde, nel momento in cui ci si reca da questo professionista, si consegna tutta una serie di documentazione strettamente personale, che gli serve semplicemente per poter svolgere il suo compito.
Si pensi ad esempio a tutte le fatture che un’attività commerciale emette oppure alle spese che si sostengono per mandarla avanti.
Il commercialista ha il quadro preciso della situazione economica del suo cliente, di quanto guadagna, di quanto paga i dipendenti e via di seguito.
D’altronde è tenuto a conservarli con cura, in quanto avrebbe necessità di mostrarli nel momento in cui si dovesse presentare un controllo, da parte della Guardia di Finanza.
Il punto cruciale della questione è tutto qui. Da una parte, c’è il professionista che viene a conoscenza di informazioni riservate per il semplice fatto di doverle gestire. Dall’altro, c’è il diritto del cliente a preservare la sua privacy e a ottenere indietro tutti i documenti, nel momento in cui ne faccia richiesta.
Ecco dunque quando scatta il divieto di ritenzione e quando è d’obbligo la restituzione di tutti i documenti da parte del commercialista, se richiesti.
Quando è d’obbligo la restituzione documenti commercialista
Il cosiddetto divieto di ritenzione riguarda in realtà tutti i professionisti intellettuali come avvocati, notai e anche commercialisti. In sostanza, chi offre una prestazione professionale che non è manuale bensì intellettuale, per l’appunto, ha espressamente l’obbligo di non trattenere documenti che non gli appartengono.
L’Art. 2235 cod. civ. precisa che il dottore commercialista
non può ritenere le cose e i documenti ricevuti, se non per il periodo strettamente necessario alla tutela dei propri diritti secondo le leggi professionali.
Cosa significa?
Che ci sono alcuni casi in particolare in cui il commercialista ha il diritto esplicito di poter trattenere la documentazione del proprio cliente, come esaminiamo nel prossimo paragrafo.
Va invece considerato che ciò invece è vietato in un caso specifico: infatti, scatta il divieto di ritenzione nel momento in cui il cliente revoca il mandato al commercialista, per spostarsi con un altro professionista.
In tali circostanze, anche se il commercialista non ha ricevuto il proprio compenso, è tenuto comunque a restituire l’intera documentazione acquisita. Inoltre la legge (all’articolo 16, comma 3 del codice deontologico) prevede che debba collaborare con il collega che ha appena ricevuto l’incarico, consegnando appunto senza indugio tutti i documenti che sono in suo possesso.
Documenti commercialista, quando è possibile trattenerli
Ci sono casi espliciti in cui il commercialista ha facoltà di trattenere i documenti del proprio cliente. Nella fattispecie, ci può avvenire nelle seguenti ipotesi:
- la prima, riguarda il proprio diritto di difesa. Se ad esempio il cliente non paga il professionista perché lo accusa di non aver svolto alcuni adempimenti, allora per rivendicare il proprio diritto al compenso, il commercialista può rifiutarsi di consegnare proprio quei documenti che invece gli consentono di dimostrare il proprio operato
- la seconda circostanza in cui il commercialista trattiene i documenti del cliente si verifica nel momento in cui assume il suo incarico. Ha bisogno di tempo per studiare la situazione commerciale e fiscale dell’interessato, pertanto ha diritto a custodirne la documentazione
In altri termini, il dottore commercialista trattiene i documenti personali dei clienti per poter svolgere al meglio il proprio mandato di consulente. Nel momento in cui il cliente revoca l’incarico, allora ha diritto a trattenerli solo per il tempo necessario a organizzare la propria difesa.
Documenti commercialista: cosa succede in caso di rinuncia
Come abbiamo già avuto modo di sottolineare, in caso di revoca dell’incarico da parte del cliente nei confronti del commercialista, allora quest’ultimo è tenuto a consegnare tutti i documenti, salvo che per il tempo strettamente necessario a far valere i propri diritti e ottenere il compenso negato.
Ma c’è un altro caso in cui i documenti commercialista devono tornare nell’immediato nelle mani del cliente. Si tratta dell’ipotesi di rinuncia all’incarico da parte del professionista.
In tal caso dunque il dottore commercialista consegna i documenti al cliente, ricevendo in cambio una ricevuta che per l’appunto attesti l’avvenuta restituzione.
Il professionista allora ha diritto a conservare una copia di tutta questa documentazione, soltanto con la finalità di poter ottenere il suo ultimo compenso.
Documenti commercialista, quali sono da restituire
Infine, nell’elenco riportato qui di seguito, illustriamo nello specifico i diversi documenti che il commercialista deve restituire al proprio cliente.
Si tratta di documenti che
- il cliente ha consegnato al commercialista, come ad esempio le fatture relative ai propri incassi
- il commercialista ha compilato per conto del cliente, come ad esempio le dichiarazioni fiscali oppure i libri contabili
- il professionista ha ricevuto da parte di terzi, per conto del proprio cliente, come può verificarsi nel caso di comunicazioni da parte della Pubblica Amministrazione ad esempio
Il commercialista invece non è tenuto a consegnare al cliente i documenti da lui stesso creati, come nel caso di fogli di lavoro, bozze di comunicazioni, calcoli, appunti per organizzare lo svolgimento del suo incarico e via di seguito.
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